Кратко: основы тайм менеджмента для фрилансера

Один из главных плюсов фриланса – гибкий график работы. Можно самостоятельно планировать свой день и подстраивать работу под свою жизнь. Но именно из-за этого работа фрилансером требует жесткого самоконтроля, чтобы выполнить в установленные сроки необходимую работу.

Не все могут с этим справиться, и им нужны советы по планированию. Для правильной организации работы стоит изучить основы тайм менеджмента, кратко о них я расскажу в статье.

Для фрилансера очень важно соблюдать распорядок дня, чтобы поддерживать свою работоспособность. Если нет режима, появляется расслабленность и срывы сроков – потеря доходов – разочарование во фрилансе. Иногда бывает и другое: человек работает с утра до вечера без выходных – появляются проблемы со здоровьем – попадает в больницу.В обоих случаях результат плачевный.

Чтобы не допускать подобного, нужно планировать работу и отдых!

Существует несколько видов фрилансеров:

1. Подработка на основной работе. Подходит для офисных людей, у которых часто в течение дня появляется свободное время (приходится дожидаться отчета или сидеть в ожидании клиентов). В это время вполне можно выполнить не сложный заказ, чтобы не тратить  время впустую. Дополнительно можно работать и дома после работы, но перед этим хотя бы час отдохните.
2. Мама в декрете – здесь сложно что-то четко спланировать, потому что дети всегда внесут правки. Так что лучше составить список дел, выделить самые главные и выполнить их в свободное время – дневной сон ребенка, ночной сон или пока папа играет с малышом. Составляйте списки быстрых дел (проверить почту, ответить заказчику и т.п.), которые можно выполнить, пока что ребенок на что-то отвлекся.
3. Свободный фрилансер – никаких временных ограничений, нужно только определить рабочее время в зависимости от вашего стиля жизни, биологических часов и других факторов. К примеру, жаворонкам стоит выполнять важную работу утром, а совам легче работается и думается вечером/ночью.

10 важных принципов планирования:

1. Ставьте цели в жизни. Вы должны к чему-то стремиться – в работе или повседневной жизни. Без цели вы будете просто последовательно выполнять одни и те же дела месяц за месяцем, чувствуя себя белкой в колесе. Даже если вы достигли вершины в вашей сфере деятельности, развивайтесь в смежных. Знания лишними не бывают.
2. Разбейте цель на шаги. Подумайте и составьте список задач, которые нужно выполнить на пути к цели. Чем подробней и понятней вы распишите свои шаги, тем проще будет их выполнить. К примеру, нет смысла писать в ежедневник «зарабатывать 100 000 рублей в месяц». Вы просто не сможете добиться этого за один день. Вместо этого напишите «найти нового заказчика на X рублей в месяц» или «создать пассивный доход на 1000 рублей в месяц».
3. Каждый вечер составляйте план на завтра. Проснувшись по утру вам не придется бесцельно браться сначала за одно, потом за другое. Вы точно будете знать в какой последовательности нужно выполнять сегодняшние дела. Составляйте списки дел на неделю, месяц, год и т.д.
4. Каждый день (или хотя бы неделю) делайте шаг к своей цели. Запишите в список дел маленький шажок и выполните его. Постепенно вы осуществите свою цель, при этом не прилагая для этого сверхъестественных усилий.
5. Держите свою жизнь в порядке. В вашем домашнем офисе, на столе, в компьютере должен быть порядок. Все должно быть структурировано, расставлено в нужной последовательности и вы должны легко и быстро находить нужные документы/файлы. Это очень важно, чтобы не терять время на поиски.
6. Планируйте отдых. Работайте не больше 6-8 часов, отдыхайте не меньше 4 часов, спите около 7-8 часов. Записывайте в свой план встречи с друзьями, прогулки на улице, обед и т.д. Не забывайте – лучше сегодня выделить 3 часа на отдых, чем потом потерять месяца в больницах. Хотя бы 1 день в неделю выделите под выходной. Давайте отдохнуть глазам каждые 15 минут, чтобы сохранить зрение, работая за компьютером.
7. Устанавливайте сроки выполнения. Особенно это актуально для больших проектов, где работу нужно сдавать через месяц. Некоторые фрилансеры из-за этого расслабляются и благополучно откладывают работу на последнюю неделю. Лучше разбейте дело на этапы и установите для каждого крайний срок.
8. Избавьтесь от отвлекающих факторов. Заблокируйте доступ в социальные сети специальным сервисом, отключите телефон, предупредите близких, что в это время работаете и беспокоить вас можно лишь в крайнем случае.
9. Не берите «плохие» заказы. К ним я бы отнесла низкооплачиваемые, сложные, с придирчивыми/грубыми заказчиками и другие, к которым не лежит душа. Лучше найти хороший и приятный заказ, чем через силу работать и мучить себя. Определите нижнюю планку своей цены и не опускайтесь ниже – цените свое время!
10. Найдите помощников, которые будут выполнять часть работы или прикроют вас во время дедлайна. В каждой сфере деятельности есть какая-то работа, с которой может справиться даже новичок. А вы доработаете до нужного уровня и сдадите заказчику готовый проект намного быстрее.

Кратко: основы тайм менеджмента

 

1. Матрица Эйзенхауэра – оценивается срочность и важность задачи. Существует 4 показателя, к которым можно отнести дело:

А – Срочное и важное дело;
В – Не срочное, важное;
С – Срочное, не важное ;
D – Не срочное и не важное дело.

Пометьте каждое дело соответствующей буквой или запишите по квадратам. Помогает расставить приоритеты в скопившихся делах.

2. Техника «Хронометраж» – записывайте каждое выполняемое дело и его продолжительность. Включать нужно все – и ненужные разговоры по телефону, и чтение социальных сетей, и переписка с клиентом.

Отслеживать работу за компьютером можно с помощью программы ManicTime – работает в фоновом режиме. Вечером можно просмотреть отчет и увидеть, на что вы отвлекаетесь от работы.

Техника помогает:

• узнать свои пожиратели времени;
• узнать, на что и сколько вы тратите время по работе;
• выработать «чувство времени».

Кроме того, когда приходится записывать каждое отвлеченное от работы занятие, его уже не так хочется делать. Так что отлично помогает взять себя в руки и работать.

3. Метод «Помидора» – предлагает разбивать все задачи на периоды по 25 минут, которые называют «помидор». Между ними нужно делать небольшие перерывы по 5 минут. Главные принципы:

• четко определите задачу, над которой будете работать;
• установите таймер на 25 минут;
• не отвлекайтесь от работы, пока что не зазвенит таймер;
• сделайте перерыв – разомнитесь, дайте глазам отдохнуть;
• после 4 “помидоров” устройте себе 20-минутный перерыв.

Такой метод помогает работать над крупными проектами, которые сложно выполнить за один заход.

 

Помощь в планировании

 

Я очень люблю планировать и вести ежедневники/списки дел. Перепробовала много программ для планшета и компьютера, прежде чем нашла идеальный для себя вариант – WunderList. Это бесплатная программа, которую можно установить и на компьютер, и на планшет/телефон. Нужно создать аккаунт (потребуется gmail-почта) и наполнить своими планами.

 

Главный плюс – возможность создавать много пунктов и подпунктов. Есть возможность прикреплять файлы, повторять это дело через определенный период времени (каждую неделю, месяц или через 3 дня). Создавать общие списки для всех участников проекта (если работаете совместно с кем-то).

Так что рекомендую, очень полезная и удобная программка.

Ежедневник. Здесь каждый выбирает под свой вкус, потому что вариантов много. Одно время я использовала обычный школьный дневник – вся неделя перед глазами, удобно расписывать дела, но потом места стало не хватать, и я перешла на стандартный датированный ежедневник.

Могу дать только несколько советов по ведению:

• для повторяющихся дел используйте тонкие стикеры – после выполнения дела просто переклейте на следующую неделю/месяц;
• не планируйте на день больше трех крупных дел;
• крупные дела разбивайте на подзадачи (используйте крупный стикер);
• обязательные задачи (дедлайн работы, важный звонок, посещение врача) выделяйте маркером, чтобы сразу бросалось в глаза.
• создайте странички для «отложенных дел» – мелкие дела, которые нужно сделать, но до них «не доходят руки». Включайте их в еженедельный план.

Идейник – это новшество в моей жизни, узнала о нем во время изучения тайм-менеджмента. Это небольшой блокнот или тетрадь, куда нужно записывать свои идеи. Будет очень полезно для творческих личностей, а особенно для блоггеров. Можно записывать идеи новых статей или проектов.

У меня идейник – обычная тетрадь с кольцами. Все страницы подписаны по сферам деятельности – социальные сети, веб-райтинг, блоггинг, инфобизнес, пассивный доход, домашние дела и т.п. Когда в голову приходит идея, я записываю ее на стикер и приклеиваю на соответствующую страницу.

Так что мне не приходится держать кучу идей в голове, я ни о чем не забываю и когда требуется вдохновение – заглядываю на страницы и срываю листок с подходящей идеей.

Вот и рассказала кратко основы тайм менеджментадля фрилансеров.А как вы планируете свой рабочий день?)